Balanced Scorecard supported by the information and communication technologies (ICT)

Information and communication technologies (ICTs) are becoming increasingly important; the Internet boom along, ease of access by all, and the widespread use of computers at all levels, especially in education and business, highlight the ever-greater impact of ICTs in all fields.

As for the Balanced Scorecard process, it is not lagging behind.  We have identified five major cross-cutting areas where it is possible to receive critical support from ICTs, including management of the project itself.  These cross-cutting areas are:

• Communication

• Learning

• Alignment

• Documentation

• Project management

In a telecommunication company, the BSC process can be broken down into four major stages:

• Assessment

• Design

• Implementation

• Use

Note of the Editor: This article is only available in spanish.

Introducción:

Importancia de las TIC y por ende su apoyo al BSC

Las tecnologías de informática y comunicación (TIC), cada día más, cobran mayor importancia; el acelerado auge del Internet acompañado del proceso de facilidad de acceso para todos, junto con la masificación de los computadores a todo nivel, principalmente en el ámbito educativo y empresarial, muestran una mayor influencia de las TIC  en todos los campos.

El caso del proceso de Balanced Scorecard, no se queda atrás. Hemos identificado cinco grandes temas transversales donde es posible recibir el apoyo decisivo de las TIC, incluyendo la misma gestión del proyecto. Estos temas transversales son:

• La comunicación

• El aprendizaje

• La alineación

• La documentación

• La gestión del proyecto

El proceso del BSC en una empresa de telecomunicaciones lo podemos dividir en cuatro grandes etapas:

• Diagnóstico

• Diseño

• Implementación

• Utilización

La gerencia de proyecto: El proyecto de BSC

Al inicio del BSC en una empresa de telecomunicaciones, es recomendable configurarlo como un proyecto, aunque una vez implementado e inserto en la organización se convierte en una filosofía o sistema de gestión que integra a todos en pro del logro de los objetivos.

Los proyectos son muy apropiados para ser manejados por herramientas TIC, en este caso particular un proyecto de BSC puede ser bosquejado, monitoreado y evaluado a partir de herramientas de gestión de proyectos.

Es importante imprimir desde este primer apoyo de las TIC, las características propias del BSC, de proactividad, dinamismo, flexibilidad, enfoque multi-dimensional que lleve a trabajar en equipo y lograr la sinergia de toda la organización.

Por esto se debe cambiar el paradigma propio de proveer herramientas TIC, que promuevan el trabajar como islas, a herramientas TIC que promuevan el trabajar como equipo, interactuando en forma concurrente, desde cualquier ubicación a la misma herramienta, esto se logra con el tipo de herramientas denominadas; “Web Enabled”, es decir que se encuentran disponibles dentro de la web; ya sea intranet o Internet.

La herramienta TIC para gestión de proyectos, seleccionada para apoyar el proyecto de BSC, en este curso virtual, se denomina; “DotProject”.

DotProject fue creado por dotmarketing.org en el año 2000, con el fin de construir una herramienta para la Gestión de Proyectos, esta construido por aplicaciones de Código abierto y es mantenida por un pequeño pero dedicado grupo de voluntarios. Es una aplicación basada en web, multiusuario, soporta varios lenguajes y es Software libre (GNU).

Esta programada en PHP, y utiliza MySQL como base de datos (aunque otros motores como Postgres también pueden ser utilizados). La plataforma recomendada para utilizar dotProject se denomina LAMP (Linux + Apache + MySQL + PHP). De todas formas, existen binarios para instalar dotProject bajo otros sistemas operativos tales como Microsoft Windows(NT,2000,XP) y Mac.

El grupo que desarrolla dotProject basa su espíritu de trabajo en los siguientes puntos:

• Proveer a los usuarios de funcionalidad orientada a la Gestión de Proyectos.

• Construir una herramienta con una interfaz de usuario simple, clara y consistente.

• Ser de código abierto, libre acceso y utilización.

El software es libre para todo quien quiera descargarlo, en la página web: www.dotproject.net

Apoyo en el aprendizaje estratégico

Una manera en que las TIC apoyan al BSC, es mediante al apoyo que dan al proceso de aprendizaje estratégico, la cual se ve reflejada en gran medida en el apoyo a las discusiones (dialogo) dentro de la empresa., el cual se da en todas las fases del proyecto de BSC; diagnóstico, diseño, implementación y utilización.

Hoy día existen dos enfoques de aprendizaje.

1. El jerárquico, que corresponde a un ciclo sencillo de aprendizaje

2. El emergente (Mintzberg), corresponde a un ciclo doble de aprendizaje.

La organización que aprende u orientada al aprendizaje se caracteriza por:

• Captar lo que sucede en el entorno empresarial

• Relacionar esta información con la información interna

• Documentar y presentar toda la información

Existen varias escuelas que estudian el proceso de aprendizaje en las empresas:

1. Centradas en los datos y la información

2. Centradas en las personas

3. Centradas en la estructura que rodea a las personas y a los datos e información

El foco del manejo de las TIC esta en un cambio de paradigma fundamental; antes de estar pensando en llevarle la información (datos ) a los empleados, es mejor que las TIC empiecen a permitir que los empleados de la empresa compartan tanto la información, como su experiencia y aprendizaje y que además el software les ayude a hacerlo, a sentir que están creciendo cada día mas como personas, como empresa y como comunidad.

Hay que integrar muchas variables, y las TIC ayudan a facilitar esta integración, al integrar los incentivos y las recompensas de una manera ágil, igualmente al permitirle a un empleado observar su desempeño individual e irle permitiendo mejorar su estilo, su rendimiento y sus capacidades.

Hay otro cambio de paradigma fundamental, relacionada con el control, se trata de cambiar la función del controller, del control a las personas a que la empresa sea más controlable (predecible) y en esto las TIC juegan un papel muy importante.

Apoyo en la comunicación:

La comunicación en el BSC es uno de los ejes esenciales para alcanzar en forma exitosa los resultados. Una comunicación que dé a conocer, que motive, que comprometa pero sobre todo que permita la interacción de los actores del proceso, en este caso de todos los empleados de la empresa, para que día a día se abra un diálogo permanente que enriquezca el proceso.

Dentro de los principales objetivos de un proceso de comunicación del BSC, podemos encontrar los siguientes:

1. Ser soporte para la comunicación de Estrategia en las Organizaciones.

2. Educar a la Organización sobre el Balanced Scorecard.

3. Desarrollar una mayor comprensión sobre la estrategia en toda la organización.

4. Proporcionar una retroalimentación sobre la estrategia

Las pautas a tener en cuenta en el desarrollo de un programa de comunicaciones de BSC son:

• Preparación de comunicadores del BSC

• Selección del apoyo de herramientas TIC

• Desarrollo de talleres de comunicación por áreas.

• Proceso Continuo de comunicación

Hay que comunicar la estrategia de una manera estructurada, mediante discusiones en foros creando un propósito comunicable en toda la empresa.

Aquí también hay que cambiar el paradigma de comunicar de arriba hacia abajo, al paradigma de comunicación en todo sentido, que irradie y que parta de un ambiente colaborativo, cooperativo y sinérgico.

Apoyo en la alineación:

El BSC es un sistema de gestión que permite alinear todos los Recursos y Energías de una organización con su Estrategia.

En la medida que el proceso de BSC se automatice de manera apropiada, y teniendo en cuenta todos estos nuevos paradigmas, las herramientas TIC estarán apalancando y acelerando este proceso de alineación.

Al mismo tiempo la alineación e integración de las demás herramientas y sistemas de gestión dentro de una organización, se vuelve indispensable, para lograr que todos en la empresa hablemos un lenguaje común, esto se irá viendo en la medida que procesos como el la planeación, la calidad, la evaluación, y el presupuesto entre otros, se integren con el BSC.

Estandarización de la información del BSC: Estándar XML del BSC

A medida que crecen los elementos que acompañan al BSC, y la influencia y apoyo de las TIC es cada vez mayor, se hace necesario tener un lenguaje común que le permita a las TIC, dar su máximo apoyo al BSC. Lo anterior lo lograremos, en la medida que comprendamos y profundicemos en los estándares que se vienen desarrollando en el contexto de las TIC alrededor de todo el mundo.

Un primer paso para estandarizar la información de los objetos conceptuales de la metodología del BSC, la ha dado el Balanced Scorecard Collaborative Institute, al publicar los estándares funcionales del BSC, y posteriormente la propuesta de estándar XML para el BSC.

Por esta razón, y por que respaldamos esta iniciativa es que en este curso haremos una aproximación a la manera como hoy día a nivel mundial se propone el manejo del estándar del BSC a partir del lenguaje XML.

A partir de entender este lenguaje XML, comprenderemos el estándar actual de BSC en XML, el cual será el hilo conductor en este curso, y que nos permitirá ver aplicaciones de las TIC, en el software para automatizar el BSC, en la comunicación del BSC, en la alineación del BSC y en aprendizaje entre otros.

Todo lo anterior reafirma el papel que las TIC tienen en este cambio de paradigma propuesto y hacer realidad la construcción colectiva, sinérgica y participativa del BSC, dentro de una organización, apoyados en las TIC.

Ricardo Martínez Rivadeneira
Professor of the course
CINTEL